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O que e como conferir um processo de isenção

Por Fernando Leitão

<img src="dicas-conferência-documentos-processo-isenção-fiscal-pcd" alt="dicas conferência processo isenção fiscal pcd" />
A satisfação do cliente está intrinsicamente ligada a aprovação dos pedidos de isenção. O ideal é que a aprovação dos processos aconteça logo no primeiro pedido e para que isso seja possível é muito importante não só conhecer o processo como também criar mecanismos que garantam que todos as conferências necessárias sejam feitas. Fatores como erros de digitação, documentos ilegíveis, dados divergentes entre tantos outros comprometem o resultado gerando retrabalho e insatisfação do cliente.
Durante anos, desenvolvemos e aperfeiçoamos nossa metodologia que foi pensada com o propósito de criar uma forma de trabalho com etapas definidas e que garantissem que todos os itens necessários fossem analisados e conferidos.
Vamos listar algumas:
1-) Utilize dados extraídos de documentos do cliente: Dados utilizados para geração do processo devem ser extraídos de documentos oficiais. Nunca peça para o cliente enviar digitado via whatsapp / e-mail ou até fornecer por telefone. Isso evita erros ou divergência entre os dados informados e os comprovantes oficiais que serão enviados para os Órgãos Públicos.
2-) Confira o processo antes de enviar ao cliente: Após a digitação dos dados é muito importante conferir os dados antes de gerar o processo. Caso tenha algum erro de digitação os requerimentos, procurações e declarações estarão incorretos uma vez que o sistema utiliza a base de dados para gera-los.
E como conferir o processo após o recebimento dos documentos pelo cliente? Nesse momento é de vital importância identificar os itens com divergências / pendências. Afinal ficar a todo momento informando o cliente de uma nova pendência não é nada profissional, não é mesmo? O primeiro passo é identificar quais são os agentes do processo: requerente / condutor / representante legal...
Feito isso tenha em mãos os documentos de cada um deles (RG/CPF/CNH/Comprovante de endereço) e faça as seguintes conferências
1-) Confira se os documentos estão legíveis.
2-) Com base nesses documentos confira se os dados dos documentos conferem com os dados preenchidos nos requerimentos / procurações / declarações..
3-) Se certifique que a assinatura utilizada corresponde com a assinatura do documento apresentado.
4-) Confira se o nome que consta no selo de autenticação do cartório confere com o nome do documento apresentado.
5-) Faça consulta relativa a regularidade fiscal e confira se os dados cadastrados na receita conferem com os dados do documento atual.
http://servicos.receita.fazenda.gov.br/Servicos/certidao/CndConjuntaInter/InformaNICertidao.asp?Tipo=2
Agora que já conferimos os dados é hora de conferir se tudo que foi solicitado foi efetivamente entregue. Abra a relação de documentos gerada pelo sistema e enviada ao cliente
Exclua aqueles que foram entregues e descrimine aqueles que estão com alguma pendência. Jogue essas informações no campo de histórico do sistema, envie as pendências para o cliente e salve as informações.
Volte nesse ponto e atualize até que não tenha mais nenhuma pendência.