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A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO – ORIENTAÇÕES 2º ETAPA DO PROCESSO

A comunicação é uma importante ferramenta que confere segurança e quando bem trabalhada, auxilia na criação de credibilidade melhorando o relacionamento com o cliente.
Mas o processo somente é bem sucedido quando o destinatário recebe, compreende e interpreta a mensagem.
 Temos 2 etapas em um processo de isenção sendo que na primeira requeremos as isenções de IPI e ICMS e a segunda a isenção de IPVA.
Em alguns casos a primeira etapa pode demorar até 120 dias então é comum o cliente não se lembrar das orientações fornecidas no início do processo.
Nestes casos o contato, de preferência pessoalmente, confere uma série de vantagens para ambas às partes, pois mostra para o cliente que existem processos definidos para cada etapa além de ser uma excelente oportunidade para reforçar alguns serviços executados pelo escritório como, por exemplo, o emplacamento do veículo.
É recomendável que além da orientação verbal seja feita a formalização do que foi explicado através de e-mail.
Abaixo elencamos as orientações que devem ser fornecidas:
1-) Reforçar que após o faturamento do veículo o IPVA deve ser protocolado em no máximo 25 dias;
2-) Recomendar ao cliente que faça o pagamento do veículo imediatamente após o faturamento – normalmente as fabricantes concedem 10 dias para pagamento do boleto. Quanto mais rápido o boleto for pago mais rápido o veículo é liberado e maior será o prazo para documentar o veículo e pedir a isenção do IPVA no prazo;
3-) Explique que naquele momento o processo entra num estágio de Stand-By e que as próximas ações dependem do faturamento do veículo;
4-) Peça para o cliente enviar a nota fiscal do veículo imediatamente após o faturamento. Assim o escritório tem ciência que aquele processo entrou no estágio final e que já está contando o prazo para solicitar a isenção de IPVA;
5-) Pergunte se o cliente tem algum veículo com isenção de IPVA em seu nome e caso positivo oriente com relação a Baixa do IPVA, transferência do veículo para um terceiro que não tem as isenções entre outras questões;
6-) Em caso de clientes que tem direito a liberação do Rodízio, reforce que a liberação não é automática e que o cliente só poderá rodar com o veículo nos dias da placa após a confirmação por escrito do escritório;
7-) Confirme se o cliente reside no mesmo endereço utilizado no início do processo.
É comum iniciar o processo e durante o andamento mudar de endereço. Quando se protocola um processo de isenção de IPVA, o auditor confere o endereço do CRV que deve coincidir com o endereço do laudo e com o endereço cadastrado quando foi pleiteada a isenção de ICMS. Portanto, caso haja mudança de endereço ou endereço redigido incorretamente, será preciso fazer a correção para que todos os dados estejam iguais.
Apesar de parecer complexo e trabalhoso, em uma conversa rápida é possível reforçar todos estes pontos e esclarecer eventuais dúvidas do cliente. Apesar de ter que dispor de um tempo extra, as vantagens são muitas e justificam de longe o tempo extra despendido com o cliente.